협업 툴과 전자결재의 혁신: 시흥도시공사의 NHN 두레이 도입 사례
도입부: 협업 툴의 중요성과 경제적 이익
협업 툴은 현대 업무 환경에서 필수적인 도구로 자리 잡고 있습니다. 특히, 공기업에서도 이러한 협업 툴의 필요성이 점점 증가하고 있습니다. 최근 시흥도시공사가 도입한 NHN 두레이는 이러한 트렌드를 대표하는 사례 중 하나입니다. 이 글에서는 시흥도시공사의 두레이 도입 배경, 활용 방법, 그리고 이를 통해 얻은 이익들을 자세히 살펴보겠습니다.
시흥도시공사의 역할과 업무 문화
시흥도시공사의 역할
시흥도시공사는 경기도 시흥시의 지역 개발과 공공 시설 관리를 위탁받은 기관입니다. 약 450명의 임직원이 근무하는 이 기관은 도시개발사업을 통해 공공분양 아파트를 건립하는 등 다양한 공공 서비스를 제공합니다. 김우람 매니저는 "시흥도시공사는 시로부터 지역개발, 공공시설 관리 업무를 위탁 받은 기관으로, 최근에는 지역 내 도시개발사업을 통해 공공분양 아파트를 건립하는 등 시흥시민을 위한 다양한 공공 서비스를 제공한다"라고 설명했습니다.
유연한 업무 문화
시흥도시공사는 공기업임에도 불구하고, 사기업과 같은 유연한 업무 문화를 갖추고 있습니다. 김우람 매니저는 "최근 2030 직원 비중이 높아지면서 조직 분위기도 변하는 중이다. 주니어 보드를 운영해 수평적 소통 문화나 아이디어 발굴 등을 시도 중이며, 청년이 중심이 되는 회의를 통해 임원들과 소통하거나, 관내 거북섬 관광자원을 활용한 워케이션도 도입했다"라고 말했습니다.
협업 툴 도입 배경과 과정
협업 툴의 필요성
김우람 매니저는 2021년 시흥도시공사에 입사했을 때, 기존 시스템이 매우 낡았고, 재택근무 제도화와 함께 협업 툴 도입이 논의되기 시작했다고 밝혔습니다. "처음 입사했을 때, 공사는 2000년 대 초반에 쓰던 메신저를 쓰고 있었다. 업무 특성상 문서 취합, 공동 작업이 많은데 인스턴트 메시지를 쓰다 보니 불편함이 많았다. 데이터가 사라지니 인수인계도 어려웠고, 현장직과 사무직 간 소통도 벽이 많았다"라고 설명했습니다.
두레이 선택 이유
시흥도시공사는 NHN 두레이, 네이버웍스, 카카오워크, KT 비즈웍스 등 여러 협업 툴을 비교한 후 두레이를 선택했습니다. 김우람 매니저는 "두레이는 기존 업무 시스템과의 통합의 여지가 컸고, CSAP 통과는 물론 보안 업데이트가 이뤄지는 SaaS 특성도 충분히 갖추고 있었다"고 도입 배경을 밝혔습니다.
두레이의 활용과 이익
메신저와 메일 통합
시흥도시공사는 두레이를 통해 메신저와 메일을 통합했습니다. 김우람 매니저는 "과거에는 현장직과 사무직의 통합이 잘 이뤄지지 않아 보안 문제가 있었다. 두레이를 도입하자 이런 문제는 없어졌고, 전 직원 대상으로 메시지 활용에 집중한다"라고 말했습니다.
프로젝트, 위키, 공동 편집 기능
두레이의 주요 기능으로는 프로젝트, 위키, 공동 편집 기능이 있습니다. 김우람 매니저는 "기획, 인사 등 여러 작업이 동시에 이뤄지니, 보고나 취합이 많은 부서에선 일찌감치 프로젝트로 업무를 공유하기 시작했다. 특히 경영평가나 경영공시 등 분기별 마감이 있는 작업은 담당자가 놓치는 부분이 생기는데, 프로젝트로 체크하고 서로 공유하고, 보고하는 방식을 활용하며 업무 고도화를 이뤄냈다"라고 설명했습니다.
경제적 이익
두레이 도입으로 시흥도시공사는 경제적으로도 큰 이익을 얻었습니다. 김우람 매니저는 "업무용 메신저 도입 단가는 비싸다. 1인에게 할당된 비용부터 소프트웨어, 메신저 서버 구축까지 비용이 많이 든다. 하지만 두레이는 SaaS 기반이다보니 1년 단위로 나누어 지출할 수 있고, 주기적 업데이트와 새 기능이 추가된다는 이점이 있었다. 이를 종합적으로 고려했을 때 500명이 5년 간 썼을 때 기존 대비 3500만 원을 절감한다는 계산이 나왔다"라고 답했습니다.
전자결재 도입과 향후 계획
전자결재 도입
시흥도시공사는 2022년부터 전자결재 서비스를 도입하기 시작했습니다. 김우람 매니저는 "많은 공공기관들이 여전히 구형 시스템을 바탕으로 전자결재를 쓰고 있으나 보안 등의 문제가 직면한 상황이다. 시기상 새 결재 시스템이 필요한 상황이었기에 두레이 전자결재를 도입했다. SaaS 기반이므로 보안 걱정도 없고, 또 주기적으로 업데이트되니 장기적으로도 문제가 없을 것"이라고 설명했습니다.
향후 계획
김우람 매니저는 향후 계획에 대해 "현재 내부적으로 여러 시스템을 복합적으로 활용하고, 1~2년 안에 두레이로 통합할 예정이다. 이 과정에서 SSO 도입, 업무 포털 기능을 강화해 두레이를 메인 허브로 쓸 수 있었으면 한다. 내년에는 전자결재는 물론 ERP, 두레이AI 등 여러 기능을 추가로 도입할 계획이다"라고 밝혔습니다.
결론: 협업 툴과 전자결재의 중요성
시흥도시공사의 두레이 도입 사례는 협업 툴과 전자결재가 업무 효율성을 높이고, 경제적 이익을 가져올 수 있는 具體적인 예시입니다. 특히, 공공기관에서 이러한 시스템을 도입함으로써 얻을 수 있는 이익은 매우 크습니다. 김우람 매니저의 조언처럼, "주변 기관에서 최근 디지털 플랫폼 정부에 대해 많이들 고민한다. 예산 문제나 상위 기관의 클라우드에 대한 거부감을 설득하는 문제 등은 과제다. 하지만 신규 서비스 도입이라는 고비를 넘는다면 업무 효율이나 보안, 예산 절감 등의 문제를 복합적으로 해소할 수 있을 것"이라는 점을 기억해야 합니다.
추가 자료와 링크
- NHN 두레이 공식 홈페이지: NHN 두레이
- 시흥도시공사 공식 홈페이지: 시흥도시공사
- IT동아 기사: 시흥도시공사도 도입한 NHN두레이, "협업 툴 넘어 전자결재까지 다재다능"
FAQ
Q: 두레이는 어떤 기능을 제공합니까?
A: 두레이는 메신저, 메일, 프로젝트, 위키, 공동 편집기능 등을 제공합니다. 또한, 전자결재 서비스도 포함되어 있습니다.
Q: 시흥도시공사가 두레이를 도입한 이유는 무엇입니까?
A: 시흥도시공사는 두레이를 도입함으로써 경제적 이익과 보안성을 높일 수 있었으며, 기존의 낡은 시스템을 개선할 수 있었습니다.
Q: 두레이의 전자결재 기능은 어떻게 활용되나요?
A: 두레이의 전자결재 기능은 기록물철 관리, 정부 전자문서 유통센터와 연계를 통한 대외 문서 수/발신, 웹기반 한글 기안기 등 공공 기관 필수 기능을 지원합니다.